QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI CHỦ HỘ KINH DOANH (NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT) TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ

Bước 1: Đăng nhập - Nhập địa chỉ https://hokinhdoanh.dkkd.gov.vn trên thanh trình duyệt web. - Nhấn nút [Enter] trên bàn phím để truy cập vào trang thông tin điện tử (trang web) của ứng dụng đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử. - Tại cổng thông tin quốc gia về đăng ký hộ kinh doanh, nhấn [Đăng nhập].

Hình 1: Màn hình đăng nhập 

- Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tài khoản cấp bởi dịch vụ công quốc gia].

Hình 2: Màn hình chọn loại tài khoản sử dụng đăng nhập 

- Sau khi đăng nhập thành công →Nhấn “Đăng ký hộ kinh doanh” để đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh.

Hình 3: Màn hình sau khi đăng nhập thành công 

Chọn phương thức nộp hồ sơ: Người nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng để ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. 

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký 

- Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh. 

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 4: Màn hình chọn loại đăng ký trực tuyến 

Bước 3: Đăng ký thay đổi hộ kinh doanh. 

Tìm kiếm hộ kinh doanh/đơn vị chủ quản để tiến hành đăng ký thay đổi: 

- Nhập mã số hộ kinh doanh/mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm hộ kinh doanh/đơn vị chủ quản. 

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 5: Màn hình tìm kiếm hộ kinh doanh/đơn vị trực thuộc 

Lưu ý: Chỉ cần nhập mã số hộ kinh doanh hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số). 

Thông tin về người đại diện pháp luật/ Người đứng đầu đơn vị trực thuộc 

- Chọn vai trò người nộp hồ sơ: 

 Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền:

Hình 6: Màn hình Người nộp hồ sơ là người được ủy quyền 

 Nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh:

Hình 7: Màn hình Người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh

- Nhập thông tin về Người đại diện pháp luật/ Người đứng đầu đơn vị trực thuộc. 

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước. 

Lưu ý: Đối với trường hợp đăng ký thay đổi chủ hộ kinh doanh: nhập thông tin của người đại diện theo pháp luật của hộ kinh doanh. Chọn loại đăng ký thay đổi: 

- Chọn loại đăng ký “Thay đổi nội dung hộ kinh doanh”. 

- Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 8: Màn hình chọn loại hình đăng ký thay đổi 

Bước 4: Thông tin chờ xác nhận: 

- Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã đăng ký. 

- Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước → Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

Hình 9: Màn hình xác nhận thông tin đăng ký

II. Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử. 

2.1. Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử. 

Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình.

Hình 10: Màn hình các khối dữ liệu 

Trong khối “Hình thức đăng ký”: 

- Chọn “Đăng ký thay đổi nội dung hộ kinh doanh” →Nhấn nút [Lưu] để lưu thông tin hoặc nút [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 11: Màn hình khối “Hình thức đăng ký” 

Trong khối “Địa chỉ”: - Nhập thông tin về địa chỉ cần thay đổi→ Nhấn nút [Lưu] để lưu thông tin hoặc nút [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 12: Màn hình khối “Địa chỉ” Trong khối “Ngành, nghề kinh doanh”: 

- Người nộp hồ sơ có thể thêm hoặc xóa ngành nghề trong danh sách nhưng bắt buộc phải có ngành nghề chính. 

- Nhấn vào “Cập nhật chính”→ Nhấn nút [Lưu] để lưu thông tin hoặc nút [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Hình 13: Màn hình khối “Ngành nghề kinh doanh” 

Khối thông tin “Tên hộ kinh doanh/địa điểm kinh doanh”: 

- Trường hợp 1: Nếu người nộp hồ sơ không muốn thay đổi tên hộ kinh doanh thì tại bước 3 khi chọn loại đăng ký thay đổi nhấn vào ô “Không” để không thay đổi tên hộ kinh doanh.

- Trường hợp 2: Nếu muốn thay đổi tên hộ kinh doanh, tại bước 3 khi chọn loại đăng ký thay đổi → Nhấn vào ô “Có” để thay đổi tên hộ kinh doanh.

Khối "Thông tin về chủ hộ kinh doanh”: 

- Trường hợp 1: Thay đổi chủ hộ kinh doanh (chủ hộ kinh doanh là một người khác).

 Chọn loại đăng ký thay đổi: “Thay đổi chủ hộ kinh doanh”. 

 Chọn lý do thay đổi thông tin chủ hộ kinh doanh. 

 Sửa đổi thông tin trong khối “Thông tin cá nhân” . 

 Nhấn nút [Lưu] để lưu thông tin hoặc nút [Trở về] để quay lại màn hình trước.

- Trường hợp 2: Cập nhật thông tin chủ hộ kinh doanh (Cập nhật thông tin cá nhân của chủ hộ kinh doanh hiện tại).

 Chọn loại đăng ký thay đổi “Cập nhật thông tin chủ hộ kinh doanh”. 

 Nhấn vào trường thông tin cá nhân để thay đổi thông tin của chủ hộ. 

 Nhấn [Lưu] sau đó nhấn [Trở về] để lưu thông tin.

Trong khối “Thông tin về vốn”: 

- Nhập thông tin vốn và thông tin xác nhận tăng/giảm vốn điều lệ → Nhấn [Lưu] sau đó nhấn [Trở về] để lưu thông tin.

Trong khối “Thông tin về thuế”: 

- Nhập địa chỉ nhận thông báo thuế, thông tin liên hệ. 

- Nhập ngày bắt đầu hoạt động và số lượng lao động. 

- Nhấn [Lưu] sau đó nhấn [Trở về] để lưu thông tin.

Lưu ý: - CHỈ nhập và ấn Lưu đối với những thông tin sửa đổi, bổ sung (tương ứng với Giấy đề nghị). 

- KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin không sửa đổi, bổ sung. 

- Dấu tích trên màn hình chỉ thể hiện thông tin đã được LƯU; KHÔNG thể hiện thông tin đã được nhập đầy đủ, chính xác.

2.2. Chỉ định người ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. 

- Người nộp hồ sơ thực hiện gán tên người ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy định. Người ký phải sử dụng chữ ký số công cộng để ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh. 

- Người nộp hồ sơ chọn khối thông tin [Người ký];

- Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của người ký hồ sơ và nhấn nút [Tìm kiếm] →Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của người ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của người ký hồ sơ không chỉnh sửa được; Thông tin về họ tên và email của người ký hồ sơ không chỉnh sửa được tại khối Người ký, nếu cần chỉnh sửa các thông tin này, người ký cần đăng nhập tài khoản và sửa đổi thông tin tại mục “Quản lý thông tin cá nhân”. - Để tìm kiếm được thông tin về người ký hồ sơ theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải: 

 Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường. 

 Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị). 

- Người nộp hồ sơ nhập thông tin về Chức danh của người ký hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh”.

- Người nộp hồ sơ nhấn nút [Chọn] để yêu cầu người ký thực hiện ký xác thực hồ sơ. Thông tin về người ký hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách người ký. 

- Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký xác thực hồ sơ. Lưu ý: Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ muốn xóa tên người ký khỏi danh sách người ký xác thực hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với tên người đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên người ký xác thực hồ sơ → Tên người ký này sẽ được xóa khỏi danh sách.

2.3. Kiểm tra thông tin hồ sơ. 

- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu.

- Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác.

Hình 28: Màn hình hiển thị cảnh báo lỗi 

- Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi→Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi. 

- Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi. 

- Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ: 

 Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo. 

 Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên. 

- Nhấn nút [Xem trước] để kiểm tra thông tin hộ kinh doanh đã nhập. III. Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử. 

- Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).

3.1. Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử. 

- Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy.

 - Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”. 

- Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định). 

- Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. - Có dung lượng không quá 15Mb 3.2. Cách tải tài liệu đính kèm 

- Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng. 

- Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục "Loại tài liệu đính kèm" và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn. 

- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm: 

● Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu); 

● Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

IV. Chuẩn bị và ký xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử. 

4.1. Chuẩn bị hồ sơ. 

- Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút [Chuẩn bị]; nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Người nộp hồ sơ phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ.

Hình 31: Màn hình hiển thị nút [Chuẩn bị] nộp vào Phòng TCKH 

- Hệ thống tự động chọn Phòng Tài chính – Kế hoạch để xử lý hồ sơ căn cứ vào quận/huyện của địa chỉ trụ sở chính hộ kinh doanh đã nhập tại bước nhập thông tin. 

- Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ. 

Hình 32: Màn hình phòng TCKH tiếp nhận hồ sơ

Hình 33: Màn hình thông tin xác nhận 

- Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OH-xxxxxxx/xx, ví dụ: OH-00000353/23. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin.

Hình 34: Màn hình Hồ sơ đã được chuẩn bị 

4.2. Ký xác thực hồ sơ - Việc chỉ định người ký số/xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh qua mạng điện tử, như hướng dẫn tại phần trên. 

- Để tiến hành ký số/xác thực hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh, người ký mở hồ sơ cần ký, nhấn nút [Ký số] để tiến hành ký số/xác thực. Ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng: Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, người ký thực hiện các bước sau: 

- Cắm USB token vào ổ cắm USB của máy tính. 

- Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”

- Nhấn nút [Xác nhận] →Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồ sơ. 

- Nhấn nút [Ký số]. - Nhập mã PIN. - Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng]. 

Hình 35: Màn hình xác nhận ký số sử dụng Chữ ký số công cộng

Hình 36: Màn hình thông tin xác nhận

 - Hồ sơ đang trong quá trình ký có trạng thái “Đang ký”, người nộp hồ sơ có thể xem thông tin về tình trạng ký hồ sơ bằng cách chọn khối thông tin [Người ký/Xác thực]. 

Hình 37: Màn hình danh sách người ký/xác thực 

- Khi hồ sơ đã có đầy đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên người ký hồ sơ, người nộp hồ sơ có thể thay đổi thông tin về người ký, Nhấn nút [Hủy ký/xác thực] và thực hiện lại bước ký hồ sơ. 

Hình 38: Màn hình hủy ký/xác thực

Lưu ý: Người nộp hồ sơ chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả người ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ. Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên môi trường điện tử. - Sau khi người nộp hồ sơ hoàn thành việc thanh toán, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Tài chính – Kế hoạch tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký hộ kinh doanh quốc gia.

- Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị bản in Giấy biên nhận trong tài khoản của người nộp hồ sơ. 

- Tại mục Danh sách các thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh, người sử dụng Nhấn nút [In] để xem và tải bản in Giấy biên nhận. V. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ 

- Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký hộ kinh doanh trên môi trường điện tử, người nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào. 

- Người nộp hồ sơ đăng nhập vào tài khoản, chọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” →Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên hộ kinh doanh; mã số hộ kinh doanh; số tham chiếu của hồ sơ.

- Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

VI. Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

- Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Tài chính – Kế hoạch xem xét để xử lý hồ sơ do hộ kinh doanh nộp. Trong trường hợp Phòng Tài chính – Kế hoạch yêu cầu hộ kinh doanh sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã nhập trong khối Thông tin Người nộp hồ sơ. 

- Khi đăng nhập vào tài khoản của mình, người nộp hồ sơ có thể xem Thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Phòng Tài chính – Kế hoạch đối với hồ sơ đó.